雇用主はどのくらい給与記録を保持する必要がありますか？

米国連邦法では、雇用主は従業員または元従業員の給与計算記録を一定期間保持する必要があります。しかし、あなたが参照する法律によって時間が変わり、従業員の記録をどのくらい長く混乱させるかを知ることができます。各法令の下で必要な時間制限と法律があなたが保持したいと思う給与関連の記録と理由を念頭に置くことによって、法律が要求する限り給与記録を維持するシステムをより簡単に開発することができます。

<！ - 1 - >

今日のビデオ

身分証明書

給与記録は、一般に、従業員が働く時間と給与に関連するすべての記録です。労働の公正労働基準法の下で、給与計算記録には、各作業週が始まる時間と日に関する情報が含まれています。各作業日と各作業週で働いた時間の数。従業員が非就業時間外に働いた合計額。従業員が残業をしていた週の通常の1時間ごとの支払い。各労働週間の合計超過賃金。毎週従業員の給与に対する追加または控除の金額。各給与期間に支払われた総額。米国労働省によると、各給与期間の対象となる日付が記載されています。この情報には、氏名、住所、職業、性別などの従業員の個人情報が記されていなければなりません。従業員が19歳未満の場合は、生年月日も含めてください。

<！適用される法律

2010年現在、2つの連邦法令のみが、米国労働省と米国平等雇用機会委員会によると、長時間にわたって給与記録を保持することを雇用者に要求している。 EEOC。この2つの法律は公正労働基準法と雇用法における年齢差別法です。 FLSAとADEAの場合、米国労働省とEEOCによると、ほとんどの給与記録は3年間保管されなければならない。 FLSAは、雇用者が賃金表を含むいくつかの補充給与記録を捨てることを認めているが、ADEAは2年後に雇用主が3年間この記録を保持することを要求している。

<！書式

ADEは、EEOCによると、EEOCが要求したときに記録が利用可能であれば、雇用者が特定の形式で給与記録を保持することを要求していない。 FLSAでは、米国労働省によると、従業員の時間を追跡するために時間クロックを使用する必要はありません。また、FLSAは、記録を特定の形式で保管することも要求していません。しかし、労働省によると、マイクロフィルムまたはパンチテープは、使用者がこれらのフォーマットを容易に判読できるようにするための機器も備えていない限り、使用しないでください。

機能

公正労働基準法の下で従業員の給与計算記録を維持する目的は、米国労働省によると、最低賃金にカバーされた非雇用労働者の権利を含む公平な賃金の権利を保護することである残業代を支払うこと。記録はまた、雇用主が法的に働くには若すぎる子供を雇用していないことを保証するために使用され、法的に数時間不法に働く子供を雇用していません。 EEOCによると、雇用差別禁止法に基づく記録を維持することは、年齢のために差別された可能性があることを発見した従業員が、彼女の請求を証明するか、または証明するのに必要な情報を見つけることができるようにすることを目的としています。

留意事項

FLSAとADEAの下では、EEOCによれば、給与計算記録は一般に、従業員の解雇の日から3年間保持される。 ADEA、FLSA、および他の法令は、従業員のファイルの異なる部分を異なる期間保管するよう雇用者に要求することがあります。例えば、ADEAは給与記録を3年間維持する必要があるが、EEOCによれば、従業員に関する基本的な情報は1年しか保持されないように要求されている。あなたのビジネスがすべての記録保持保持要件を満たすためには、資格を持つ雇用法弁護士に相談してください。